Kintello Fallbeispiel · Transport & Logistik

Eine Plattform, fünf Systeme, ein Datenbestand.

Lohn, Dispo, Abfahrtskontrolle, Unterweisungen und Kilometer-Auswertung liegen heute in getrennten Portalen und Excel-Dateien. Jedes System kennt den Fahrer, aber keines kennt ihn ganz. Die Plattform legt eine gemeinsame Datenbasis darunter, auf die alle Bausteine zugreifen.

Diese Seite zeigt, wie die Daten durch das System laufen, was jeder Baustein tut und in welcher Reihenfolge das sinnvoll aufeinander aufbaut.

Das Beispiel stammt aus einem laufenden Kundenprojekt: eine Spedition mit rund 150 Fahrern. Namen und Produktnamen sind anonymisiert. Die Abläufe und der Funktionsumfang sind echt, die Basis läuft dort im Echtbetrieb.

01 · Die Landkarte

Woher die Daten kommen, wo sie landen

Links liefern Systeme und Menschen Daten. In der Mitte laufen sie zusammen. Rechts entsteht das, was jemand tatsächlich in die Hand bekommt.

Quellen · Daten rein
Zeiterfassung Stammdaten, Krank und Urlaub, Arbeitszeit und Pause pro Tag, Uhrzeiten, Qualifikationen, Tour und Kunde nächtlich
Checklisten-App Abfahrtskontrolle, Führerscheinkontrolle, Unfallberichte täglich
Telematik · GPS Kilometer je Fahrzeug und Tour monatlich · Zugang offen
Schulungsportal Unterweisungs-Zertifikate. Keine Schnittstelle, wird erfasst manuell
Disponenten Zuschläge, Sonderfahrten, Fehlzeiten, Fahrzeug zur Tour laufend
Verwaltung Abzüge, Vorschüsse, Stammdaten, Monatsabschluss laufend
Die Plattform Ein Fahrer, ein Datensatz
Zentrale Datenbank · Hosting in Deutschland
Microsoft-Login Rollen und Rechte Historie

Jeder Fahrer existiert genau einmal. Krank in der Zeiterfassung heißt damit automatisch: keine Mahnung zur Abfahrtskontrolle, kein Fahrtgeld, kein Dispo-Vorschlag. Genau das kann heute keins der Einzelsysteme.

Lohnvorbereitung Dispo-Assistent Compliance Touren und Kilometer
Ergebnisse · was rauskommt
DATEV-Export an die Steuerberaterin, ohne Abtippen und ohne Nacharbeit monatlich
Nachweise Arbeitszeit und Spesen je Fahrer, falls die Rentenversicherung prüft auf Knopfdruck
Mail an die Verwaltung „Wer hat die Abfahrtskontrolle nicht gemacht?" Ersetzt die tägliche Portal-Runde täglich oder wöchentlich
Push an den Fahrer Erinnerungen, Fristen, Tour-Anfragen bei Ausfall bei Bedarf
Dashboard Personalkosten je Monat, Erledigungsquoten je Fahrer, ø Kilometer je Kunde jederzeit
KI-Anruf Eskalation in der Sprache des Fahrers Option
02 · Der Weg der Daten

Wie ein einzelner Arbeitstag durch das System läuft

Am Beispiel der Lohnvorbereitung, weil sich daran der ganze Weg zeigen lässt: von der Erfassung über den Abgleich und die gemeinsame Datenbank bis zu dem, was am Monatsende herauskommt. Die anderen Bausteine hängen sich an dieselbe Kette.

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Wo alles anfängt

Der Fahrer erfasst seine Zeit im Dienstplan-System.

HERKUNFT AUFNAHME SPEICHER RECHNEN ERGEBNIS AM ABGLEICH VORBEI ZEITERFASSUNG Arbeitszeit je Tag Ist-Zeit · Pause · Uhrzeiten ZEITERFASSUNG Krank · Urlaub nur genehmigte Abwesenheit ZEITERFASSUNG Stammdaten Name · Personalnummer IM HAUS Verwaltung · Dispo Zuschläge · Abzüge · Adressen JEDE NACHT Abgleich Holt den Monat aus der Zeiterfassung und schreibt ihn fort. Konfliktregel: Die Quelle gewinnt gegen Altdaten, aber niemals gegen einen Eintrag, den ein Mensch in der App gemacht hat. AUCH PER KNOPF DIE PLATTFORM Eine Datenbank für alle Bausteine Hosting in Deutschland WAS DRIN LIEGT Fahrer-Akten Anwesenheit je Tag Zuschläge · Abzüge Steuermerkmale · Kasse Wohn- und Einsatzort DIE REGEL Jeder Fahrer existiert genau einmal. Kein zweites Pflegen, keine zweite Wahrheit. AUTOMATIK Spesen Arbeitszeit + Pause + Weg > 8 h AUTOMATIK Fahrtgeld Satz × Anwesenheitstage AUTOMATIK Netto & AG-Kosten nach amtlichem Rechenweg KONTROLLE Plausibilitätsprüfung lange Tage · Doppel-Akten ERGEBNIS DATEV-Datei an die Steuerberaterin ERGEBNIS Nachweise für die Rentenversicherung ERGEBNIS Dashboard Personalkosten des Monats ERGEBNIS Auffälligkeiten vor dem Export zu klären

Auf schmalen Bildschirmen lässt sich die Grafik seitlich schieben

03 · Der Takt

Wann passiert eigentlich was?

Nicht alles läuft gleichzeitig. Drei Rhythmen, und für jeden ist klar, ob ein Mensch etwas tut oder das System.

Sofort · bei Ereignis System
  • Krankmeldung in der Zeiterfassung
    Ersatzvorschlag nach Qualifikation, auch über Ketten
  • Vorschlag steht
    Push-Nachricht an den Fahrer, das 10-Minuten-Fenster läuft
  • Frist läuft ab
    Erinnerung an Unterweisung oder Führerscheinkontrolle
Täglich System · Mensch prüft
  • Nächtlicher Abgleich
    Stammdaten, Anwesenheit, Arbeitszeit, Pause und Uhrzeiten
  • Abfahrtskontrolle geprüft
    Checklisten-App gegen Zeiterfassung: krank oder Urlaub gilt als entschuldigt
  • Liste an die Verwaltung
    nur noch die Ausreißer statt jeden Fahrer einzeln
Monatlich Mensch entscheidet
  • Zuschläge und Fehlzeiten stehen
    die Disponenten haben laufend erfasst, nichts nachzutragen
  • Verwaltung prüft und gibt frei
    Spesen, Fahrtgeld und Arbeitgeberkosten sind gerechnet, Auffälligkeiten stehen oben
  • DATEV-Export
    ein Knopf, eine Datei an die Steuerberaterin
  • Kilometer-Auswertung
    ø Kilometer je Tour und je Kunde
04 · Die Kette

Ein Fahrer meldet sich krank, und dann?

Ein einziges Ereignis. Verfolgen Sie, wo es hingeht: drei Bausteine reagieren gleichzeitig, weil sie in dieselbe Datenbank schauen.

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Der Auslöser

Ein Fahrer trägt sich morgens in der Zeiterfassung krank. Mehr passiert von Hand nicht.

10 MIN OHNE ANTWORT MENSCH Krankmeldung morgens, per App SYSTEM Zeiterfassung führt die Abwesenheit DIE PLATTFORM Eine Datenbank für alle Bausteine Jeder Fahrer existiert genau einmal. KEIN ZWEITES PFLEGEN MODUL DISPO Dispo-Assistent sucht Ersatz nach Qualifikation GRUNDLAGE Lohnvorbereitung bucht den Fehltag MODUL KONTROLLE Abfahrtskontrolle prüft die Tagesliste MITARBEITER-APP Ersatzfahrer wird gefragt OPTION KI-Anruf · DE/RU/PL ERGEBNIS Kein Fahrtgeld, keine Spesen, Fehltag steht im DATEV-Export ERGEBNIS Nicht gemahnt, weil entschuldigt. Die Quote bleibt sauber.

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05 · Die Bausteine

Was jeder Baustein konkret tut

Jeder folgt demselben Muster: ein Auslöser, eine Automatik, ein Ergebnis für einen konkreten Menschen. Und jeder braucht etwas von außen, das steht mit dabei.

Basis

Lohnvorbereitung

Zeiterfassung · Disponenten · Verwaltung
im Echtbetrieb
  • AuslöserDer Monat läuft
  • AutomatikSpesen nach der 8-Stunden-Regel inklusive Pause und Arbeitsweg, Fahrtgeld je Anwesenheitstag, Netto und Arbeitgeberkosten, dazu eine Plausibilitätsprüfung vor dem Export
  • ErgebnisDATEV-Datei an die Steuerberaterin statt 17 Excel-Blättern, dazu Arbeitszeit- und Spesen-Nachweise für Prüfungen
  • Brauchtnichts von außen, steht
Kontrolle

Abfahrts- und Führerscheinkontrolle

Checklisten-App × Zeiterfassung
Empfohlen als Nächstes
  • AuslöserJeden Morgen, der Führerschein alle drei Monate
  • AutomatikWer hat nicht ausgefüllt? Krank und Urlaub werden automatisch herausgerechnet
  • ErgebnisMail an die Verwaltung und Erinnerung an den Fahrer. Die tägliche Runde durchs Portal entfällt
  • BrauchtSchnittstelle der Checklisten-App freischalten
Schulung

Unterweisungen

Schulungsportal · manuell erfasst
Ohne fremden Zugang
  • AuslöserDas tatsächliche Schulungsdatum plus ein Jahr. Beim neuen Fahrer zählt das Eintrittsdatum
  • AutomatikFristen je Fahrer, Ampel-Übersicht, Erinnerung vor Ablauf
  • ErgebnisNachweis, dass geschult wurde, jederzeit belegbar
  • Brauchtnur die Liste der Pflicht-Unterweisungen
Flotte

Touren und Fahrzeuge

Zeiterfassung + eigene Zuordnung
Grundlage für die KM-Auswertung
  • AuslöserDie Zeiterfassung kennt Fahrer, Kunde und Tour, aber kein Fahrzeug
  • AutomatikDas Fahrzeug hängt an der Tour und bleibt zu 95 % gleich, einzeln überschreibbar. Bis zu zwei Fahrer je Tour
  • ErgebnisOberfläche je Kunde und lückenlose Historie: wer fuhr wann was womit
  • Brauchteine Fahrzeugliste
Telematik

Kilometer-Auswertung

Telematik · GPS
Zugang zu klären
  • AuslöserMonatsende
  • AutomatikKilometer je Tour und Fahrzeug, heruntergebrochen auf die Einsatztage. Dazu der Schnitt je Kunde über alle Fahrzeuge
  • Ergebnis„10 Touren, im Schnitt 200 km", eine belastbare Zahl fürs Kundengespräch
  • BrauchtSchnittstelle oder wenigstens einen Monatsbericht
Dispo

Dispo-Assistent

Qualifikationen → Mitarbeiter-App
Größter Hebel im Alltag
  • AuslöserAusfall eines Fahrers
  • AutomatikVorschlag nach Qualifikation, auch über Ketten, danach die Nachricht an den Fahrer mit Reaktions-Tracking
  • ErgebnisTour besetzt, ohne dass die Dispo zehnmal telefoniert
  • BrauchtSchnittstelle der Mitarbeiter-App, und die Qualifikationen müssen gepflegt sein
Quick Win

Abrechnungen benennen sich selbst

PDF-Stapel · Verwaltung
Kleinster Aufwand
  • AuslöserDie Lohnabrechnungen für den Monat liegen als PDF-Stapel vor
  • AutomatikJede Datei wird ihrem Fahrer zugeordnet und nach festem Muster benannt, genau so, wie es heute einzeln im Explorer passiert
  • ErgebnisRund 160 Dateien richtig benannt, ohne dass jemand sie anfasst. Jeden Monat aufs Neue
  • Brauchtdas gewünschte Namensmuster und einen Beispielstapel
Option A

KI-Voicebot

Eskalation nach der Push-Nachricht
eigenständig
  • AuslöserZehn Minuten ohne Reaktion auf die Push-Nachricht
  • AutomatikAnruf in der Sprache des Fahrers, deutsch, russisch oder polnisch, je Fahrer gepflegt. Der Anruf wird protokolliert
  • ErgebnisDer Fahrer weiß Bescheid, auch wenn er nicht auf die App schaut
  • BrauchtDispo-Assistent muss stehen, dazu laufende Kosten je Anruf
Option B

Punktesystem

Compliance-Daten der Plattform
rechtlich klären
  • AuslöserErledigte Abfahrtskontrollen und Unterweisungen
  • AutomatikPunkte und ein Jahres-Score im Dashboard
  • ErgebnisSichtbare Anerkennung für die, die es sauber machen
  • BrauchtEmpfehlung: nicht ans Krankmeldeverhalten koppeln, das ist arbeitsrechtlich heikel
06 · Die Reihenfolge

In welcher Reihenfolge das Sinn ergibt

Die Reihenfolge ist nicht beliebig: jeder Schritt setzt auf dem vorherigen auf. Die Basis muss zuerst stehen, danach entscheiden der Nutzen pro Aufwand und die Frage, welcher Zugang zuerst offen ist.

1 Basis und Lohnvorbereitung Datenbank, Login, nächtlicher Abgleich, Übernahme der bestehenden Daten. Alles Weitere baut darauf auf.
2 Abfahrts- und Führerscheinkontrolle Kleiner Aufwand, täglich sichtbarer Nutzen, und der erste Praxistest für die Mitarbeiter-App.
3 Unterweisungen Fristen und Erinnerungen. Braucht als einziger Baustein keine fremde Schnittstelle, kann also auch vorgezogen werden.
4 Touren und Fahrzeuge Das Datenmodell muss vor der Auswertung stehen.
5 Kilometer-Auswertung Erst wenn der GPS-Zugang geklärt ist.
6 Dispo-Assistent Der anspruchsvollste Teil. Danach optional KI-Anruf und Punktesystem.
07 · Vor dem Start

Was von außen gebraucht wird

Die Plattform ist nur so gut wie ihre Zugänge. So sah die Ausgangslage im Fallbeispiel aus: die Zeiterfassung stand, drei Zugänge mussten aufgemacht werden.

Zeiterfassung geprüft · Zugang vorhanden Stammdaten, Anwesenheit, Arbeitszeit, Pause und Uhrzeiten sind abrufbar. Die Qualifikationen für den Dispo-Assistenten ebenfalls.
Checklisten-App Schnittstelle freischalten Die Schnittstelle existiert, muss aber vom Anbieter aktiviert werden. Möglicherweise eine Tarif-Frage. Ohne sie keine automatische Kontrolle.
Mitarbeiter-App Unterlagen anfordern Die Schnittstelle ist bestätigt, die technischen Unterlagen gibt es beim Anbieter auf Anfrage. Wird für jede Nachricht an einen Fahrer gebraucht.
Telematik ungeklärt Ob die Daten automatisch abrufbar sind oder nur als Monatsbericht kommen, ist offen. Davon hängt die KM-Auswertung ab. Auch die Frage nach der elektronischen Führerscheinkontrolle gehört hierher.
Schulungsportal geklärt · keine Schnittstelle Zertifikate werden von Hand erfasst. Fristen und Erinnerungen laufen trotzdem automatisch.
Mitbestimmung zu klären GPS-Auswertung und Erledigungsquoten sind Leistungsdaten. Gibt es einen Betriebsrat? Ein Punktesystem sollte nicht am Krankmeldeverhalten hängen.

Fallbeispiel aus einem laufenden Kundenprojekt · anonymisiert · Stand August 2026

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